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 Inforce
hilft Ihnen, Projekte reibungsloser abzuwickeln.
Mit Inforce haben Sie jederzeit den Überblick über
den aktuellen Projektstand. Inforce hilft Ihnen, die Arbeiten
zu koordinieren, verbessert den Informationsaustausch
und die Zusammenarbeit im Team und hilft Ihnen produktiver
zu arbeiten.
Neue Mitarbeiter sind wesentlich schneller im Projekt
eingearbeitet und die Arbeitsergebnisse auch von ehemaligen
Mitarbeitern werden garantiert leicht wieder gefunden.
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Klicken Sie auf die Punkte, die Sie besonders
interessieren: |
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Alle
Informationen auf einen Blick |
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Inforce ermöglicht Ihnen, Ihr Projekt in den Griff zu bekommen.
Mit Inforce können Sie ein Eingangsportal zu Ihrem Projekt schaffen,
das Ihnen einen Überblick und den zentralen Zugang zu allen
wesentlichen Projektinformationen bietet. |
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Mit Inforce können Sie in einer Datenbank Dokumente verwalten,
Mitarbeiter, Aufgaben, Notizen, Internet-Adressen, Bugs und
weitere von Ihnen selbst definierte Informationstypen.
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Da die Informationen mit Inforce nach Themenbereichen geordnet
werden können, finden Sie mit Inforce nicht nur schnell die
relevanten Dokumente, sondern auch zugehörige Informationen
wie Aufgabenpakete, Mitarbeiter, Notizen, Adressen, Internet-Links
etc. |
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So
siehts aus... |
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Dokumente |
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Während Dokumente sonst oft in den Tiefen der Verzeichnisstruktur
versteckt sind, bietet Inforce einen sehr übersichtlichen Zugang
zu allen Dokumenten. |
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Inforce merkt sich für Sie die Ablageorte der Dokumente.
Sie klicken nur noch den Themenbereich an (beispielsweise Design
oder Anforderungen), wählen das Dokument aus (auch die
Eingabe eines Titels, von Anmerkungen oder Stichwörtern
ist möglich). Inforce startet das richtige Programm für
Sie und lädt das Dokument für Sie. |
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Dokumente und Dateien können mit Inforce sehr übersichtlich
nach inhaltlichen Gesichtspunkten in Themenbereichen strukturiert
werden. Dadurch kann gezielt auf zusammenhängende Informationen
zugegriffen werden. |
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Internet-Adressen
und e-Mails |
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Über einen Inforce-Button in der Symbolleiste des Internet-Explorers
oder auch aus dem Netscape Navigator heraus können Sie
interessante Internet-Adressen in eine Inforce-Wissensbank einfügen
und damit anderen Team-Mitgliedern zur Verfügung stellen.
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Oft enthalten e-Mails Informationen, die potentiell auch für
andere Mitarbeiter interessant sind. Trotzdem möchte man
nicht jede solche e-Mail gleich an alle Mitarbeiter weiterleiten.
Inforce bietet einen Ausweg aus diesem Dilemma. Mit Inforce
können Sie über einen Button in der Outlook Symbolleiste
eine e-Mail in eine Wissensbank einstellen und dabei auch die
Themenbereiche festlegen, in denen sie erscheint. Jeder, der
sich für diese Themen interessiert, stößt auch
automatisch auf diese e-Mail. |
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Damit ergibt sich eine einfach Aufteilung zwischen einer Inforce-Wissensbank
und e-Mail-Inboxen. Eine Inforce-Wissensbank sollte alle Informationen
enthalten, die von längerfristigem Interesse sind, während
e-Mail-Inboxen nur kurzfristig interessante Informationen enthalten
sollten. |
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Informationen schneller finden |
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Sie können anhand der Themenbereiche gezielt auf die Informationen
zugreifen oder aber in allen Informationen der Datenbank oder
auch einzelner Themenbereiche suchen lassen. Dabei ist auch
die Volltextsuche möglich. |
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Selbst wenn die Dokumente über zig Netzwerk-Server verteilt
sind, müssen nicht alle Netzwerk-Server durchsucht werden.
Inforce sucht wirklich nur in den Projekt-Dokumenten.
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Selbst wenn sich ein Dokument noch auf der lokalen Festplatte
eines Mitarbeiters befindet, können Sie über Inforce
erkennen, dass es dieses Dokument gibt, auch wenn Sie nicht
auf das Dokument zugreifen können. Voraussetzung ist, dass
der Mitarbeiter es in Inforce bekannt gemacht hat, beispielsweise
über den Inforce-Button in WinWord. Die Wahrscheinlichkeit
hierfür ist jedoch sehr groß, da dies für den
Mitarbeiter mit persönlichen Vorteilen verbunden ist, denn
er erspart sich hierdruch eine Menge Klickerei im Windows-Explorer.
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Produktivität erhöhen |
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Die Produktivität jedes einzelnen Team-Mitglieds erhöht
sich innerhalb weniger Tage schon dadurch spürbar, dass
jeder sich einen eigenen Bereich schaffen kann, in den alle
benötigten Informationen, Dokumente, Internet-Adressen
etc. dupliziert werden können. Dadurch ist ein Zugriff
auf alle Dokumente mit typischerweise 2 Klicks möglich
(einen Klick auf den eigenen Themenbereich und einen Klick auf
das Dokument) im Gegensatz zu typischerweise 10-50 Klicks, die
sonst erforderlich sind, um auf ein Dokument zuzugreifen, da
sie oft über mehrere Netzwerkserver verteilt sind und sich
in den Tiefen der Verzeichnisstruktur verstecken. Die 20-60
Sekunden, die zum Einfügen des Dokuments benötigt werden, sind
so innerhalb kürzester Zeit wieder "drin". |
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Die Produktivität des gesamten Teams erhöht sich,
weil Information und Dokumente generell schneller gefunden werden,
weil Mitarbeiter sich nicht mehr so oft mühsam erfragen
müssen, wo und bei wem Sie bestimmte Informationen erhalten.
Insbesondere neue Mitarbeiter finden sich schneller im Projekt
zurecht und insbesondere die Suche nach den Ergebnissen ehemaliger
Mitarbeiter beschleunigt sich erheblich. |
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Informationsaustausch
optimieren |
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Mit Inforce verbessern Sie sowohl den Informationsaustausch
innerhalb des Teams als auch zwischen Teams als auch zum Kunden
hin. |
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Innerhalb des Teams finden Mitarbeiter mit Inforce viel leichter
all die Informationen, die für Ihre Arbeit relevant sind
und können anderen Mitarbeitern leichter Ihre Arbeitsergebnisse
zur Verfügung stellen, indem sie sie in die entsprechenden
Themenbereiche einstellen. |
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Indem Sie die Wissensbank oder auch Teile davon im Intranet
oder sogar im Internet publizieren, können auch andere
Teams leicht von Ihren Ergebnisse profitieren und finden einfach
die relevanten Dokumente, Informationen und Ansprechpartner.
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Auch das Zusammenstellen der Projektdokumentation für den
Kunden, zur Archivierung oder zur Wiederverwendung in anderen
Projekten ist mit Inforce eine Kleinigkeit. Inforce stellt für
Sie automatisch die Dokumentation so zusammen, dass sie in einem
Schritt auf eine CD oder einen Webserver kopiert werden kann
und erstellt zum einfachen Zugriff auf die Dokumentation eine
Website, die alle Kommentare und Bemerkungen zu den Dokumenten
enthält. |
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Zusammenarbeit
verbessern |
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Da Inforce multiuserfähig ist, können alle Mitarbeiter gleichzeitig
mit der Datenbank arbeiten. So können mit Inforce Projektinformationen
zentral gesammelt und allen Mitarbeitern augenblicklich zur
Verfügung gestellt werden. |
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Jeder kann leicht erkennen, welche Arbeitsergebnisse anderer
Personen für ihn von Bedeutung sein können. Er kann entweder
direkt auf diese Dokumente zugreifen oder die entsprechenden
Personen ansprechen. |
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Dokumente
und Arbeitsergebnisse werden auch noch gefunden, wenn Mitarbeiter
das Team verlassen haben. |
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Neue
Mitarbeiter / Ehemalige Mitarbeiter |
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Neue
Mitarbeiter finden sich wesentlich leichter und schneller zurecht.
Sie müssen nicht mehr wochenlang die bisherigen Mitarbeiter
behelligen, wo sich dieses befindet und auf welchem Server sich
jene Dokumente befinden. Anhand der Inforce-Wissensbank können
Sie selbständig Zugang zu dem Projekt finden. |
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Oft
geht die Arbeit von Mitarbeitern, die das Projekt verlassen
haben, schon deswegen verloren, weil man die Dokumente nicht
wiederfindet oder sich niemand die Mühe macht, nach Ihnen zu
suchen. Mit Inforce passiert dies garantiert nicht, wenn jeder
Mitarbeiter zumindest die Disziplin aufbringt, pro Dokument,
das er erstellt, die 20-60 Sekunden zu investieren, es in die
Projekt-Wissensbank einzufügen. In den meisten Fällen reicht
hierfür ein Klick auf die Symbolleiste einer Office-Applikation.
Einfacher geht es nicht. |
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Arbeiten
koordinieren |
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Sie können in einer Inforce Wissensbank auch Mitarbeiter
und Aufgaben erfassen. Indem Sie einen Informations-Typ "Aufgabe"
anlegen und für jeden Mitarbeiter einen Bereich, können
Sie für jede Aufgabe in diesem Bereich einen Datensatz
anlegen. So haben Sie stets den Überblick darüber,
welcher Mitarbeiter mit welchen Aufgaben betreut ist.
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Falls jeder Mitarbeiter unterhalb seines Bereichs Teilbereiche
anlegt wie "In Arbeit", "Erledigt" etc.
und eine entsprechende Aufgabe in diese Bereiche verschiebt,
wenn diese Aufgabe gerade bearbeitet bzw. erledigt ist, haben
Sie auf diese Weise einen Überblick über den augenblicklichen
Projektstand, ohne dass dies nennenswerten Mehraufwand bedeuten
würde. |
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Projektdokumentation
und Websites |
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Mit wenigen Mausklicks können Sie die gesamte Wissensbank als
Website für die Publikation im Intranet/Internet oder auf
CD exportieren. Die gesamte Navigation und Verlinking wird dabei
automatisch von Inforce erstellt. |
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Auf Wunsch stellt Inforce für Sie dabei auch die Dokumentation
zusammen, selbst wenn diese über mehrere Netzwerk-Server
verteilt vorliegt. So können Sie auf einfachste Weise eine
CD für den Kunden, für die Archivierung oder für
die Benutzung in anderen Teams oder Projekten erstellen. |
| So
siehts aus... |
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Wiederverwendbarkeit
verbessern |
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Oft
werden die Arbeitsergebnisse eines Projektes schon aus dem Grunde
in nachfolgenden Projekten oder anderen Teams nicht wiederverwendet,
weil man sie nicht wiederfindet oder auch nur weil die Beteiligten
die Mühe scheuen, danach zu suchen, denn oft muss man hierzu
ganze Netzwerkserver durchsuchen, ehemalige Mitarbeiter befragen
oder gar alte Backups wieder einspielen lassen. |
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Mit
Inforce dagegen kann jeder auch nach längerer Zeit noch
sehr einfach alle Dokumente und Arbeitsergebnisse wiederfinden.
Zum einen ist es möglich, quasi auf Knopfdruck eine CD
oder eine Intranet-Site erstellen zu lassen inkl. der gesamten
Projektdokumentation, zum zweiten ist eine Inforce-Wissensbank
selbst so übersichtlich, dass auch Personen, die nicht
im Projekt mitgearbeitet haben, sich darin problemlos zurecht
finden. |
| So
siehts aus... |
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Qualität
erhöhen und Fehler verringern |
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Durch
den größeren Überblick passiert es viel seltener,
dass relevante Informationen übersehen werden oder zu spät
bekannt werden. So verringert sich die Anzahl der Fehler und
die Qualität erhöht sich. |
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Nahtlose
Integration |
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Da
Inforce Dokumente nicht schluckt, sondern lediglich Verweise
verwaltet, die Dateien aber an ihrem Ort im Windows-Dateisystem
belässt, arbeitet Inforce problemlos mit bestehenden Applikationen
wie Office-Applikationen, Entwicklungswerkzeugen, Konfigurationsmanagement-Tools
etc. zusammen. |
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Beim
Einsatz von Inforce müssen etablierte Arbeitsabläufe
nicht umgeschmissen werden. Sie können genauso weiterarbeiten,
wie Sie es bisher gewohnt sind. Jeder Mitarbeiter fügt
lediglich ab und zu, typischerweise 2-5 Mal am Tag eine Information
in die Wissensbank ein, zumeist durch Klick auf Inforce-Buttons
in den Office-Applikationen. |
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Dokumente,
Dateien und e-Mails können aus Office-Produkten heraus in einer
Wissensbank bekannt gemacht werden. |
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In
Word 97, Excel 97, Outlook 2000, Access 2000, Powerpoint 2000
und im Internet Explorer 5 und allen höheren Versionen befinden
sich nach der Installation von Inforce Schaltflächen in der
Symbolleiste, über die Sie das aktuelle Dokument, die aktuelle
Internet-Adresse bzw. die aktuelle e-Mail in Inforce einfügen,
d.h. bekannt machen können. |
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Dokumente
und Dateien verbleiben an ihrem ursprünglichen Ort und
können weiterhin mit allen bisherigen Applikationen auch
außerhalb von Inforce bearbeitet werden. |
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Bookmarks
können aus dem Netscape Navigator und dem Internet Explorer
per Drag & Drop übernommen werden oder einfach über
die Symbolleiste übernommen werden. |
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Unkomplizierte
Handhabung |
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Die Installation und Konfiguration von Inforce ist nicht schwieriger
als die einer typischen Office-Applikation. Obwohl mehrere Mitarbeiter
gleichzeitig an einer Wissensbank arbeiten können, ist
keine Server Applikation erforderlich. Sobald zwei Mitarbeiter
dieselbe Wissensbank laden (eine Datei mit der Endung .ifc),
wird ihre Arbeit automatisch synchronisiert. |
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Ob Sie die Informationen und Dokumente strukturieren, Aufgaben
zuweisen, das Projekt planen, alles geschieht per einfachem
Drag&Drop. Informationen müssen nicht nach einem komplexen
Schemata mit Stichwörtern versehen werden, sondern können
einfach per Drag&Drop den visuell sichtbaren Themenbereichen
zugeordnet werden. Um alle verfügbaren Informationen zu
sehen, reicht ein Klick auf den Themenbereich. |
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So
siehts aus... |
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Hier sehen
Sie ein Beispiel für eine Projekt-Wissensbank.
Hier finden
Sie einige weitere Screenshots
von Inforce XE.
Hier erhalten
Sie weitere Informationen
zu Inforce XE.
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